香港出張の申告と、実際を照らす

最初に、確認できないことをお伝えします。ここを曖昧にしたまま話を進めても意味がないためです。

「調べれば渡航歴が分かる」と説明する業者があれば、その方法は正規のものではありません。依頼した側が責任を問われることがあります。

では、何を根拠に照らすのか

御社の手元にある書類です。出張の申請書、報告書、経費の精算書。これらには、日付、時間、訪問先、同行者、金額が書かれています。何もないところから調べ始めるのではなく、すでにある記載と、確かめられる事実を突き合わせるという進め方になります。

だからこのご依頼は、書類が揃っているほど精度が上がります。逆に、報告書の記載が曖昧で日付も訪問先も書かれていない場合、照らす先がありません。その場合はまず、社内の様式を整えるところからお勧めしています。

申告されている内容と、確かめられること

報告書や精算書に書かれている項目ごとに、確認できる範囲が違います。すべてが確かめられるわけではありません。下の表が、実際にできることの一覧です。

実際に噛み合わないのは、こういう形です

多いのは、会社は実在するが、その住所では稼働していないという形です。登記だけが残っていて、事務所として使われていない。訪問したことになっている場所に、訪問できる実体がありません。

次に多いのが、店舗の営業日と申告された日付が合わないという形。香港では日曜や祝日に休む店も、逆に日曜こそ混む店もあります。現地の営業実態を見なければ判断できません。

金額の釣り合いも手がかりになります。精算されている額が、その店の通常の価格帯から大きく外れている場合、何かしらの説明が必要になります。ただしこれは疑いの根拠であって、証明ではありません。そのように報告書にも記載します。

香港だから起きること

出張先が香港である場合、他の都市とは違う事情がいくつかあります。いずれも、それ自体は不正の証拠ではありません。ただ、噛み合わない部分が出たときに、その理由を説明しやすくなります。

日帰りで別の場所へ行ける

香港からマカオへは高速船と陸路で往復でき、深圳へは鉄道で短時間です。日帰りが十分に成り立つ距離にあります。「香港にいた」という申告と、その日どこにいたかは、必ずしも同じことではありません。

ただし繰り返しになりますが、こちらから渡航の記録を取ることはできません。確かめられるのは、香港側で申告されている訪問先や会食先が、その日に実際に成立し得たかどうかという側です。

1日に回れる件数が多い

香港は移動時間が短く、市内であれば1日に何件も訪問できます。そのため、「1日1件の訪問で終日を使った」という報告は、香港では説明が必要になることがあります。東京から地方都市へ行く感覚とは違います。

逆に、九龍や新界の郊外、あるいは離島が絡む場合は移動に時間がかかります。地名を見れば、その日程が現実的かどうかは判断できます。

同じビルに多数の会社が入っている

香港の商業ビルには、1棟に数十社から数百社が入居していることがあります。訪問先として書かれているのがビル名だけの場合、どの会社を訪ねたのかが特定できません。

これは不正の兆候というより、報告書の様式の問題です。階数と会社名まで記載する形にしておけば、あとから確認できます。社内の様式を見直すだけで、確認の手間が大きく減ります。

週末をはさむ日程が組みやすい

金曜に到着して月曜に商談、という日程は香港では自然に成立します。日本からの距離を考えれば合理的でもあります。週末が挟まっていること自体を問題視すべきではありません。確かめるべきは、平日に申告されている予定のほうです。

ご相談のときにお願いしたいこと

このご依頼は、御社の手元にある書類が起点になります。いただける資料が揃っているほど、確認できる範囲が広がり、費用も抑えられます。

これらを拝見したうえで、照らせる項目と、照らせない項目を分けてお示しします。そのうえで、確認する範囲を決めていただく形です。すべてを確認する必要がない場合も少なくありません。

費用と日数

対象となる出張の件数、確認する項目の数、訪問先が集まっている地区で決まります。1回の出張について数か所を確認する場合、短期間で済みます。過去にさかのぼって複数回分を確認する場合は、その分の日数が必要です。

香港は移動距離が短いため、訪問先が市内に集まっていれば効率よく回れます。確認する先の数が増えても、日数は比例して増えません。この点は他の国と比べて費用を読みやすい部分です。

ご相談の内容を伺ったうえで、書面にてお見積りをお出しします。着手前に重要事項説明書を交付し、契約書を取り交わします。

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